SharePoint como gestor documental
Imagina por un momento que todas esas hojas de cálculo, facturas y documentos digitales perdidos entre los diferentes departamentos de tu empresa pudieran estar unificados, clasificados y accesibles por cualquier usuario esté donde esté. ¿Te resulta difícil de creer? Con Microsoft SharePoint es posible y en este artículo te contamos sus principales características.
Microsoft SharePoint, la herramienta de gestión documental de Microsoft, ofrece a las organizaciones un conjunto de funcionalidades con las que mejorar su operativa diaria.
Destaca principalmente su potencia para la administración de la documentación de la empresa. Sin embargo, ahí no queda todo. También ofrece importantes herramientas que permiten integrar procesos de la organización, de forma que puedan ser automatizados.
Entre sus capacidades destacan:
- Gestión documental mediante listas o conjuntos de documentos.
- Indexación de la información, con la que realizar posteriores búsquedas de una manera rápida y eficaz.
- Historial de versiones, con los que poder controlar los cambios realizados por los diferentes usuarios, auditar, etc.
- Aprobación de documentos.
- Flujos de aprobación y alertas, con los que asignar tareas a usuarios en procesos críticos de la organización.
- Firmas electrónicas de documentos.
- Integración con el resto de aplicaciones que conforman la suite de Office 365.
- Facilidad para ser ampliada y desarrollar nuevas soluciones basadas en la plataforma.
¿Qué ventajas tiene respecto a un gestor tradicional?
La nube como centro neurálgico de la empresa
Se acabó el tener los documentos dispersos entre los distintos departamentos de la organización, con la posible pérdida de información que ello conlleva. Microsoft SharePoint unifica la información que es importante para el negocio y la hace accesible desde cualquier lugar y en cualquier momento.
Multiplataforma
La experiencia de usuario de SharePoint ha sido optimizada para estar totalmente adaptada y ser fluida en cualquier dispositivo.
Un único equipo
La comunicación entre las personas que conforman una empresa es fundamental para el correcto desarrollo de la organización. Es por ello por lo que Microsoft SharePoint, mediante su integración con grupos de correo electrónico y de otras herramientas colaborativas como Microsoft Teams, facilita la cooperación entre los usuarios, de forma que puedan compartir información en cualquier momento.
Comparte y oculta lo que consideres necesario
Microsoft SharePoint permite compartir aquello que el resto de los usuarios deben conocer y mantiene a salvo información que no deba caer en manos equivocadas. Mediante el control de políticas de acceso y permisos, la herramienta gestiona qué información comparten los usuarios de la empresa y que ese intercambio sea seguro.
¿Quieres conocer más detalles?
En sumamoOs tenemos un gran conocimiento en el desarrollo de procesos ETL. De modo que, si quieres averiguar más detalles sobre el manejo de datos para la obtención de información, puedes consultar nuestra sección sobre el tratamiento de datos, o contactar con nosotros para conocer cómo transformar la operativa de tu empresa aprovechando estas herramientas.
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